Human Capital Assistant (m/w/d)
QBS Software GmbHBei QBS geht es nicht nur um Software – wir gestalten die Zukunft ihrer Bereitstellung. Über unsere intelligente, nahtlose und skalierbare Plattform verbinden wir Softwarehersteller und Fachhändler und schaffen Wachstum auf beiden Seiten des Marktes. Seit über 35 Jahren sind wir im internationalen Softwarevertrieb tätig. Heute sind wir in mehr als 20 Ländern aktiv und kombinieren globale Reichweite mit lokaler Marktkenntnis.
Die Position Human Capital Assistant unterstützt die Head of Human Capital bei der effektiven Steuerung und Umsetzung aller operativen Personalprozesse und trägt maßgeblich zu einem professionellen und serviceorientierten Employee Lifecycle bei.
Gesucht wird eine proaktive, strukturierte und verantwortungsbewusste Persönlichkeit, die Freude daran hat, Ordnung zu schaffen, Prozesse zu optimieren und als verlässliche Ansprechperson für Mitarbeitende, Führungskräfte und externe Partner zu agieren. Durch die Übernahme operativer Aufgaben schafft die Rolle Freiraum für strategische Human-Capital-Initiativen und unterstützt das weitere Wachstum des Unternehmens.
Aufgaben
- Erste Ansprechperson für Mitarbeitende und Führungskräfte bei allgemeinen personaladministrativen Fragestellungen
- Pflege und Verwaltung von Personalakten sowie personalrelevanten Dokumenten
- Sicherstellung einer ordnungsgemäßen Pflege von HR-Richtlinien, Prozessen, Dokumentationen und Compliance-Anforderungen
- Unterstützung bei Recruiting-Prozessen, Bewerbermanagement sowie der Organisation von Interviews und Auswahlverfahren
- Koordination und Durchführung von Onboarding- und Offboarding-Prozessen inklusive Equipment-, Zugangs- und Dokumentenmanagement
- Erstellung von Vertragsunterlagen, Bescheinigungen, Personaländerungen sowie weiterer personalrelevanter Dokumentation
- Verwaltung und Nachverfolgung von Abwesenheiten, Arbeitszeiten, Urlaubsansprüchen und sonstigen personellen Bewegungen
- Unterstützung bei arbeitsrechtlichen, arbeitsmedizinischen sowie Health-&-Safety-relevanten Themen
- Organisation von internen Schulungen, Mitarbeiterveranstaltungen und Human-Capital-Initiativen
- Unterstützung bei Office-Management-, Facility- und organisatorischen Themen zur Sicherstellung eines professionellen Arbeitsumfelds
Qualifikation
- Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, ein Studium mit Schwerpunkt Human Resources oder eine vergleichbare Qualifikation
- Erste bis mehrjährige Berufserfahrung im Bereich Human Resources, People Operations, Personaladministration
- Ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten sowie eine strukturierte, sorgfältige und eigenverantwortliche Arbeitsweise
- Hohes Maß an Diskretion, Vertrauenswürdigkeit und Verantwortungsbewusstsein im Umgang mit sensiblen Personaldaten
- Sehr gute Kommunikationsfähigkeiten sowie ein serviceorientiertes und professione
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